С началом пандемии новой коронавирусной инфекции в 2020 году некоторые организаторы мероприятий объявляли о переносе или отмене выставок за несколько недель, а то и дней до начала. При этом средства участников не возвращались, а в лучшем случае удерживались до следующего мероприятия. Средства, потраченные на подготовку стенда, билеты, гостиницу пропадали. Особенно отличились в этом иностранные организаторы, цели деятельности которых далеки от интересов нашей страны и российских участников.
Оргкомитет Российской недели общественного транспорта и городской мобильности считает, что подобный подход неприемлем. Председателем оргкомитета была поставлена задача - обеспечить предсказуемое и безопасное участие российских организаций в экспозиции и в мероприятиях деловой программы, а дирекция выставки разработала концепцию безопасного участия:
- Информация о переносе мероприятия будет не менее чем за месяц до выставки.
- При бронировании стенда оплачивая 50% стоимости участия. Стенд сохраняется за участником, цены не повышаются, полная оплата – за месяц до выставки.
- В случае отмены/переноса выставки по первому требованию участника возвращается 100% уплаченных средств.
- В случае согласия участника с новыми датами проведения, с ним подписывается дополнительное соглашение, при этом стоимость участия не меняется.
В 2023 году сохраняются высокие риски переноса выставочных мероприятий, связанные не только с пандемией, но и с изменениями политической и экономической обстановки. Поэтому концепция безопасного участия действует, а вышеуказанные пложения фиксируются в договорах с участниками.
